浅谈行政事业单位固定资产管理中的内部控制

中图分类号F275文献标识A文章编号1009-4202(2011)10-000-02

在我国行政事业单位的资产类别中固定资产所占比重最大,是行政事业单位执行公务、进行事业活动的基本物质条件。然而就我国行政事业单位固定资产管理现状来看却存在着账实不符、管理乏力、流失严重等不良现象,其中内部控制本身的制度缺陷和执行上的缺失无疑是导致这一现象产生的重原因。本文将从行政事业单位固定资产管理中存在的问题入手,探讨内部控制在解决这些问题中的作用,总结行政事业单位固定资产内部控制的特点及内容,进而提出完善行政事业单位固定资产内部控制的措施。
关键词行政事业单位固定资产管理内部控制

行政事业单位内部控制是为了保证各项业务活动的有效进行,保护资产的安全完整和有效运用,防止、发现和纠正错误、舞弊与欺诈行为,保证会计信息和其他相关信息的真实、完整,控制各种风险,提高行政事业单位管理水平和效益,为实现管理目标而制定并实施的一系列控制方法、措施和程序的总称。内部控制在企事业单位的固定资产管理中有重意义。目前我国很多行政事业单位在固定资产管理中却存在着固定资产管理制度严重缺失,账账不符、账实不符,固定资产存量不清,机构设置不健全,管理人员专业性欠缺等问题。加强行政事业单位的内部控制无疑是解决这些问题重方法之一。
一、行政事业单位内部控制在加强固定资产管理中的作用
(一)完善固定资产管理的机构设计和授权审批程序
良好的内部控制机制求确立固定资产业务岗位分工制,确保固定资产业务不相容岗位相分离、相制约。其分工主包括以下四个方面一是固定资产的取得、验收与款项支付;二是固定资产的保管与清查;三是固定资产处置的申请与审批、审批与执行;四是固定资产业务的审批、执行与相关会计记录。良好的内部控制机制同时求行政事业单位购入每项固定资产时必须经过授权批准,并根据固定资产金额确定授权批准层次;对外投资的固定资产必须经过授权批准;处理报废固定资产必须经过授权批准;明确审批人员授权批准的方式、程序和相关控制措施,规定审批人的权限、责任以及经办人的职责范围和工作求。
(二)完善固定资产预算制度并确保其有效执行
固定资产预算制度是行政事业单位固定资产内部控制的重内容之一。因此,必须建立固定资产预算体系,规范固定资产预算的编制方法和程序,并对预算执行过程进行监控,严格控制无预算的支出。行政事业单位应当建立固定资产验收制度,固定资产管理、使用部门和财会部门应当参与固定资产验收工作。行政事业单位应根据取得固定资产方式的不同,对获取的固定资产分别验收,办理验收手续,出具验收报告。
(三)完善固定资产的日常管理
行政事业单位应当建立固定资产归口分级管理制度,明确固定资产管理、使用部门和财会部门的职责权限。内部控制的准则求单位在固定资产的日常保管中应主注意以下三点一是在会计制度的求下,结合本单位特点,建立健全固定资产账簿登记制度和卡片管理制度,确保固定资产账账、账实、账卡相符。二是建立固定资产维护和定期检修制度,保证固定资产正常运行,提高固定资产使用效率。三是建立固定资产清查盘点制度,明确固定资产清查的方法、范围、时间和程序,定期或不定期地进行清查。发现账实不符,应编制固定资产盘盈、盘亏表,查明原因,提出初步处理意见,及时报请国有资产管理部门审批,由单位负责人或其授权人员批准后作出相应处理。
(四)完善固定资产的处置与转移控制程序
固定资产的处置与转移应当制定早请报批制度,进行科学、合理的处置。主包括以下三个方面一是减少固定资产有授权批准文件,对于不再需或使用期限已满不能使用的固定资产,必须按照一定的程序来处理;二是因不同原因需减少固定资产的会计处理,按规定进行,数额计算准确;三是固定资产报废按规定时程序进行。
二、行政事业单位固定资产内部控制中存在的主问题
(一)固定资产内部控制制度设计不足
1.缺乏完善的固定资产内部控制领导机制
固定资产内部控制是一项复杂而艰巨的系统工程。各行政事业单位在遵循“统一领导,集中管理”的财务管理体制和“统一管理、一级核算、结余留用”的部门经费管理办法下,基本上实行财务工作“一把手”负责制,虽然从形式上增强了行政事业单位财务工作的宏观管理和统筹兼顾、协调使用能力,但实际操作中,部分行政事业单位管理人员缺乏内部控制管理理念,资产有效管理意识薄弱,加上单位缺乏系统、完善的固定资产的内部控制机制,导致内部控制执行力度不够。
2.固定资产管理岗位设置不全,专业性欠缺
一些单位财会部门未设置固定资产会计专岗,特别是固定资产保管部门未设置专岗并配备相应具备专业素质人员负责本部门固定资产账务处理业务,导致固定资产账务处理不全面、不规范,质量不高,难以做到以账控物。
3.固定资产管理主体缺失错位
长期以来,不少单位将固定资产的管理职责划归财会部门,但是财会部门不保管固定资产实物,没有条件掌控固定资产的实际情况,不可能承担起固定资产管理主体角色,固定资产管理主体因此而缺失或错位。固定资产管理主体缺失或错位使得固定资产管理主体与客体相分离,导致固定资产因无人管理或管理不到位而失控。
(二)固定资产内部控制程序流程存在缺陷
1.参与固定资产管理的不同部门账务处理依据不统一
在对固定资产进行管理相关过程中,有些单位未编制本单位统一的固定资产目录,使不同部门对固定资产进行核算的口径不统一。在固定资产增加环节,保管部门“按物登卡,凭卡记账”,财会部门根据验收单、发票及相关原始凭证入账,不同部门对同一固定资产业务进行账务处理的依据完全不同。在固定资产处置环节,保管部门固定资产实物变动,相关凭证却往往并未办理并送达财会部门,依据不同财会部门不能做出相应调整,导致固定资产账实不符。
2.参与固定资产管理的不同部门、不同环节之间无法有效衔接,形成监督链条
现行固定资产管理制度一般是“按物登卡,凭卡记账”。对保管人而言,卡对物没有监控作用;对保管部门而言,账对卡无制约作用;对财会部门而言,因为不同部门账务依据不同,账与账无法核对,账与实无法相符。特别是在固定资产处置(或调拨)环节,财会部门因与固定资产保管部门为同级关系,无力从根本上约束固定资产保管部门办理相关凭证并送达财会部门,保障固定资产账因实而变,导致整个监督链无从形成,因此固定资产管理的混乱甚至流失也就成为必然。
三、加强行政事业单位固定资产内部控制的对策
(一)健全固定资产内部控制制度
1.设立统一领导机构,统筹固定资产管理
在行政事业单位的固定资产管理工作中,由于缺乏统一领导机构,各保管部门之间,保管部门与财会部门之间在工作上往往缺乏统筹安排,缺乏协调,权责不清,很难从根本上做到固定资产账实相符,以账控物。设立专职机构对固定资产进行统一管理将有效解决这一问题。机构设置上可以采取各相关部门抽调专业人员,并由懂资产管理业务的单位领导负责的方式组成固定资产管理机构,其主职责为本单位固定资产产权界定,资产评估,固定资产购置、调拨与处置计划审批或审查报批工作;制定本单位固定资产管理制度,并检查督促制度落实;协调各保管部门及其与财会部门之间的关系;组织固定资产的清查或抽查工作,并将结果予以公示;负责固定资产管理队伍建设。

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2.加强专业化管理,明确各部门职责
保管人作为固定资产管理的具体责任人,除负责其管理范围内固定资产验收入库、日常保养维护及安全外,还必须根据经确认的验收单负责对其管理范围内的固定资产建立账目,根据调拨通知单及时移交固定资产及其账目至调入部门保管人员,根据处置通知单及时注销账户,并定期盘存,做到账实相符,并配合财会部门的监理工作。
财会部门作为会计核算与监督管理部门,负责根据经确认的验收单、发票及相关原始凭证建立固定资产总账,并设置专岗配备专人负责登记固定资产明细分类账;根据调拨通知单及时调整固定资产明细账,根据处置通知单及其批复及时销账;定期与保管部门对账,做到账账相符;定期编制并向上级主管部门报送本单位固定资产管理报表;利用会计资料进行会计分析,做好本单位固定资产的会计核算、会计分析与监督管理工作。
(二)加强固定资产内部控制制度执行力度
1.使用固定资产账务处理的统一凭证
统一填制验收单、调拨通知单与处置通知单。新增的固定资产首先必须到保管部门办理验收入库手续。保管部门据实填制验收单一式三联,一联留存,一联随固定资产实物交给保管人员,一联随发票及相关原始凭证交给财会部门,验收单必须由保管人、相关技术人员及保管部门负责人同时签字确认。固定资产变更保管部门,保管部门必须填制固定资产调拨通知单一式五联,经调出、调入双方保管人,保管部门负责人、单位相关领导签字确认后,二联分别留给调出部门及其保管人,作为其调出固定资产的凭证,二联分别交给调入部门及其保管人,作为其调入固定资产的凭证,一联送财会部门。处置的固定资产在办理完规定的报批手续后,保管部门必须根据批复填制固定资产处置通知单一式三联,一联留存,一联下达给保管人员,一联随批复交给财会部门,确保不同部门不同人员对同一固定资产业务进行账务处理具有相同的依据,既便于部门间及部门内对账,又通过对账,起到监控作用。
2.规范固定资产业务流程中的部门职能,形成有效的监督链
根据固定资产管理的主流程,应从固定资产验收,日常保管,处置转移等方面对各部门的职能进行规范。
在固定资产的验收控制上,由采购中心、固定资产管理和使用部门及财务部门共同参加,根据不同的取得方式,将实物与购货合同、供应商的发货单及捐赠方等提供的有关凭据、资料进行核对;核对无误后方可办理验收手续,出具验收单;财会人员根据验收单及时登账。
在固定资产的日常管理控制中,行政事业单位应根据会计制度的求,结合本单位管理特点,建立健全固定资产账簿登记制度和固定资产清查盘点制度,确保固定资产账账、账实相符。日常维修由使用部门提出,经固定资产管理部门审核后组织实施。
在固定资产的处置和转移控制中求未经批准,任何单位和个人不得以任何理由使用固定资产。如需使用固定资产,须经主管领导同意后,办理借用手续。工作人员调动时,应在其办理所用资产交还手续后,方可办理调动手续。各部门的固定资产不论何种原因减少,先报资产管理部门对处置的固定资产进行技术鉴定,经单位领导批准后,报上级主管部门;待上级主管部门批准后,到财会部门进行核销。

参考文献
[1]张鹏辉.谈加强行政事业单位固定资产的内部控制.中国农业会计.2010(07).

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